Werk jij thuis of heb jij medewerkers in dienst die thuis werken? 
Thuiswerken en hybride werken (deels thuis en deels op kantoor) is steeds populairder aan het worden. Het is voor veel mensen prettig en je hoeft ook niet meer elke dag in de file te staan. Werkgevers kunnen belastingvrij een bedrag uitkeren aan hun medewerkers en daarnaast ook materiaal beschikbaar stellen. Wat de regels en mogelijkheden voor jou zijn en hoe je hiervan kunt profiteren, lees je hier.

Werkgevers kunnen hun medewerkers meer bieden dan alleen de gebruikelijke thuiswerkuitrusting zoals een computer, bureau en stoel. Ook kosten voor communicatiemiddelen (mobiele telefoon), internetabonnement of ergonomische hulpmiddelen kunnen worden vergoed door de werkgever. De belastingdienst heeft hierover specifieke richtlijnen opgenomen in het Handboek Loonheffingen.

Vergoeding voor thuiswerkers

Thuiswerken kost de medewerker meer dan werken op kantoor (zo heb je naast de kosten voor de juiste middelen ook kosten voor gas, energie, koffie, etc. wat je op kantoor niet zelf hoeft te betalen) Daarom is het met ingang van 2022 voor werkgevers mogelijk om hun medewerkers een belastingvrije vergoeding te geven voor kosten die ze maken voor het thuis werken en vanaf 1 januari 2023 is dat maximaal €2,15 per dag. Als medewerker kun je deze vergoeding ontvangen, zelfs als je slechts een deel van de dag thuiswerkt. Loonbelasting wordt niet geheven over deze vergoeding.

Als de werknemer een communicatiemiddel (zoals een telefoon of internet) meer dan 10 procent voor zakelijke doeleinden gebruikt, kan de werkgever de kosten hiervoor vergoeden. Dit geldt dus voor mobiele telefoons, internetabonnementen en voor software. Als de werknemer zijn computer voor 90 procent of meer zakelijk gebruikt, kan ook het gebruik van de computer worden vergoed.

Werkkostenregeling (WKR)

Werkgevers mogen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR, op voorwaarde dat ze voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium en als eindheffingsloon worden aangewezen. De vrije ruimte binnen de WKR wordt in 2023 tijdelijk verhoogd naar 3% voor de eerste €400.000 van de loonsom, zodat werkgevers meer flexibiliteit hebben om te reageren op hogere kosten die medewerkers maken. Boven €400.000 is de vrije ruimte nog steeds 1,18%. Na 1 januari 2024 zal de vrije ruimte voor loonsommen t/m €400.000 weer 1,92% bedragen.

Ter beschikking stellen van materialen

Een werkgever is niet verplicht om zijn medewerkers geld te geven voor het inrichten van hun thuiswerkplek. De werkgever zou de materialen ook ter beschikking kunnen stellen. Dat betekent dat de medewerker de laptop, kast of voetensteun die de werkgever ter beschikking heeft gesteld, weer moet inleveren als hij het bedrijf verlaat. 

Noodzakelijkheidscriterium

Onder de WKR zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en vergelijkbare apparatuur vrijgesteld als ze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit betekent dat de werkgever de voorziening als noodzakelijk moet beschouwen voor een adequate uitvoering van de functie van de werknemer, de kosten van de voorziening niet doorberekent aan de werknemer en dat de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde moet betalen als de voorziening niet langer nodig is voor de functie.

Tip voor zowel werkgevers als medewerkers: sluit een thuiswerkovereenkomt af waarin staat dat de medewerker minstens één dag per week thuis werkt.

Wil jij jouw thuiswerkplek beter gaan inrichten met goede voetensteun of een stoelfiets? Overleg met je werkgever en maak gebruik van bovenstaande voordelen!